科学堂 » word http://scienceroom.net 交流学术经验　分享技术心得 Tue, 22 May 2012 13:09:33 +0000 en hourly 1 http://wordpress.org/?v=3.3.2 巧用Microsoft Office（PPT，Word，Excel）生成高质量图片 http://scienceroom.net/using-office-to-create-high-resolution-images-1810.html http://scienceroom.net/using-office-to-create-high-resolution-images-1810.html#comments Fri, 26 Mar 2010 10:53:16 +0000 刀客 http://scienceroom.net/?p=1810 阅读全文——共4584字]]>

在2005年，《美国放射杂志》（AJR）登载了一篇名为“Using PowerPoint to create high-resolution images for journal publications”的文章，教人如何使用微软的MS Powerpoint（PPT）做学术杂志通常要求的高质量图像（AJR影响因子大约为3，算是不错的学术杂志）。该文其实没有把相关技术问题讲透，也没有涉及很多人可能需要的实用技巧，此文在其基础上进行扩充更新。

 

一、PPT设置

 

Yam所讲内容，不出微软针对相关问题的讨论，首先让我复述其细节。

 

任务是为自己向学术杂志投稿提供印刷图片，一般学术杂志都要求高质量（高像素）的图片，彩照要300DPI（Dots per Inch，每英寸像点），而黑白要600DPI。

 

如果你用照相机摄相，一般200万像素采用200万的设置，你拍出来的照片就是300DPI，可以达到要求。

 

Yam所介绍的，就是利用PPT，把幻灯片（Slides）直接存为杂志要求的图片形式（一般要求TIFF或者BMP非压缩性的格式）。PPT做成的幻灯片可以直接编辑，比如在图片上插入说明以及符号等，十分方便。

 

如果你直接将幻灯片存储为图片（在文件菜单下选择另存功能），你会发现其图片的分辨度（Resolution）只有 96DPI，远达不到杂志所要求的分辨度。这是因为PPT的默认设置只有96DPI，你需要修改设置。不知道为什么，微软并不把修改这一必要设置的方式放在心上，因此，你需要进行一项危险的操作，修改注册表。如果你从未进行过注册表操作，就当记住修改注册表如果不适当，会让程序甚至操作系统失去控制，一定严格按下面提及的方式操作。

 

在微软视窗下，点开始==>运行，然后键入：regedit，按回车。你需要浏览到HKCU\Software\Office\(版本号）\PowerPoint\Options，然后新建DWORD value，键名ExportBitmapResolution，键值为300（选择十位数制Decimal，如果选16位制Heximal，则为12c。修改后关闭注册表编辑器，你就可以使用PPT做杂志要求的图像了。

 

上述操作对于一般要求够用，然而，如果你投稿次数多了，还会有不够用的场景，比如杂志要求比300DPI更高的图像呢？或者你的图像高或者宽超过10英寸，你用PPT产生的图像就达不到300DPI这个最低要求。


二、像素与分辨度（Pixel & Resolution）

 

我们先复习关于分辨度的一个基本概念，那就是像素。分辨度是指同一单位面积上的像素多少（密度），换言之，分辨度=像素量 /（高度｜宽度）。实际上PPT的限制在像素上，在高或者宽径上，PPT都最多能产生3072个像素，用它除以10英寸，就是307DPI。在我如上述设置输出分辨度为600DPI时，我只要使用高与宽均不能超出5英寸的幻灯片，就可以产生600DPI的图像，因为总像素在一个径向上不超过3072。如果我把高或者宽设置为20英寸，那么我能得到的最大分辨度只有150DPI，尽管我设置输出分辨度为600DPI。

 

当PPT输出图像时，它是PPT产生的新图像，而不是PPT本身存储的图像。假设你有一个高清图像，原分辨度在 600DPI，你把它做成了幻灯。现在你需要高清图像，你是否可以用上面的办法直接产生一张幻灯图片，拥有300DPI呢？很大程度上是不会的。你的图像本身可能只有96DPI，虽然从技术角度生成的图片是300DPI，但这是PPT在原有的96个DPI乘上宽度与高度得到的像素基础上扩充的结果，PPT 在这些像素中插入过渡性像素，或者重复邻近像素，图像失真，清晰度大减。

 

在这里我们需要理解为什么学术杂志要求高分辨度的图片。在电脑上，我们的显示器功能比打印机强大，由于打印机使用CMYK混色方式，其结果是图片远不如基于RBC混色方式的显示屏清晰，在显示器上，分辨度为96DPI看上去就不错了，这是为什么微软替咱们选择96DPI作为默认图片保存分辨度的原因。但这一分辨度用于CMYK就差了，产生的图片清晰度很低。

 

如果你使用PPT2003，那么检查工具（Tools）（在2007及2010则在文件菜单下）==>选项（Options）==>高级（Advanced）==>图像大小与质量（Image Size and Quality）==>默认（96DPI）。你可以改变默认大小，最大为220DPI。如果你一点也不担心文件大小，可以考虑选择“不压缩文件中的图像”（Do not compress images in file），然后PPT存储时会存储原图像文件，否则，会按照这里的设定压缩图像。

 

存储在PPT（或者其它办公软件比如Word，Excel等）的图片如果没有选择“不压缩文件中的图像”，本身都只有被缩后的DPI，如果你没有修改默认设置，则只有96DPI。尽管96DPI也能重新生成300DPI的图片，但清晰度已经大大下降。换句话说，即使你没有高分辨度的图片，也能产生不清晰的高分辨度图片，无非是在现有像素的基础上进行简单的扩充，某种程度上算是欺骗，如果效果太明显，会被编辑拒收，对发稿产生不良影响。

 

如果你要用PPT进行图片的编辑投稿，我建议选择“不压缩文件中的图像”，或者在产生相应图片时临时加载原始图片。原始图片在内存中进行操作时，会保留原有分辨度。一旦保存到文件，就会降低分辨度。


三、高分辨度的诀窍

 

事实上Excel本身就是一个做各种图表的非常优秀的软件，其效果往往优于统计软件，在不少发表文章中就会直接用到 Excel做的图。那么我们如何取得这些图的高清度晰图形文件呢？如果我们用PPT做一张幻灯图，希望把它用于发表文章中，却不受3072个像素的限制，我们有什么办法呢？

 

如果你用Excel作图，在Excel中有一个输出图像文件的命令，但这个命令却需要用VBA来调用。大多数人不懂VBA，可以在网上搜索，有热心玩家提供的Addin，通过宏的方式把这个功能提供给你。但我建议你不必理会那一方式。从Excel中直接输出文件分辨度极低，低到那一方式毫无用处。

 

你输出高分辨度的选择是通过Word转存。在记录图形的方式上，除了逐点记录像素，就是矢量图，矢量图的特点就是用线性关系描述图形，那正好是由数据在Excel中产生图形的根本，因此，矢量图是我们这一操作的基础。矢量图由于是线性关系，它在放大缩小时不失真，可以做非常清晰的图形。在Excel中拷贝图形，然后在Word中用矢量图粘贴出来（特殊粘贴，Paste Special，选择Windowns Metafile，或者Advanced Metafile，我倾向于用后者，它是前者的扩充，更具灵活性）。

 

Word中的矢量图会给予用户另存为图形文件的选项，可以存储为多种图形方式，一般选择学术杂志需要的TIFF格式。此时你在文件浏览器（Winders Explorer）中可以查看文件属性，显示文件分辨度为96DPI。读者不免大叫，哇，千辛万苦做了个低分辨度文件，而事实上我选择用PPT来完成这一操作，显示的文件是150DPI。PPT转换的图形文件分辨度更高？不，我们前面述及，决定分辨度的是图形大小与像素，像素的多少才是最终决定性因素。在 PPT中有3072个像素的限制，而Word没有——不是Word本身没有，而是我没有发现出来。

 

在Word中转存之后，我们需要用图形操作文件来重新定义图形大小，Word给你96DPI的文件，但这个文件的像素却是极多，可以多到远远超过3072，让你产生10英寸的600乃至于1000DPI的高分辨度文件。比如使用PhotoShop，重新设置图形大小时，去掉重新采样（Resample）这个选项，就会把相同的像素，排在你重设的图形大小了，减小图形，则分辨度大增。这一方法适用于你用PPT作图，你可以把整个幻灯拷贝（在幻灯片窗口执行拷贝操作），然后在Word中特殊粘贴为矢量图即可。一张标准的幻灯片（10X7.5英寸）可以存储为6000X4500像素（96DPI，63X47英寸大小），用Photoshop转为原来的大小，则其分辨度为600DPI！

 

如果你回到PPT中，把你的幻灯大小重设为原来的两倍（高与宽都乘以2，面积是4倍），再执行上述操作，你会发现，你在 Photoshop中重置回原来大小后，分辨度变成了1200DPI。这一操作的意义具有普遍性，你可以通过在Excel中改变图形的大小而控制最终 Word转存输出文件的分辨度！不要用PPT转存，其显示的分辨度够高为150DPI，但有3072的像素限制。Word中像素几乎没有限制，当然也不是实际没有，我用Excel图形测试时，到最后Word转存时会罢工，存储时出错，不能产生图形文件，那是32位版的表现，而在64位版，我用PPT做了张 40X30英寸的的幻灯，转存为TIFF图形，我的配置不低的电脑如此憎恶这项工作，它在20分钟内把我的硬盘摇得象陀螺并拒绝接受任何其它任务。我产生了一个2400DPI的图形文件之后，不敢再试更高的分辨度了。32位与64位版的Word可能在像素多少的限制上有差异。有兴趣有条件的，不妨用配置更好的电脑试一试。对于一般应用而言，则可以考虑不存在那个上限。


四、高分辨度的设置

 

我在Word的注册表中选项中也创造了上述PPT相同的一个DWord，使用了同样的健值，但估计不起作用，如果你不能复制出上述效果，不妨添加之。在Word以及PPT中的图像压缩选项对上述操作没有影响。我没有发现任何设置对上述操作有影响，但不排除其存在，这是偶然发现及经验摸索，我没有找到微软相关的说明。如果你发现相关选项，望告之分享。

 

在上述方法外，还有其它方式把Excel及PPT中做的图形输出出来，但均达不到高分辨度高清晰度的要求。简单地把图形从Excel中拷贝到图形文件中不是好办法，得到新图形的像素值低。值得注意的是，你不能使用Microsoft Graph，在2010，如果你拷贝了Excel中的图形，粘贴到Word，可能产生一个带有数据的MS Graph Object图形，如果你在这基础上再拷贝，粘贴为矢量图，则像素会受到限制，原理？得问微软，咱不清楚。

 

从PPT中直接拷贝Chart Object也可以象Excel中的图形一样控制最终的分辨度，因此，也可以尝试拷贝其图形或者其它模块，通过矢量图转存为图形文件，获得高分辨度。

 

PS：通过上述转存方式，你可以获得任何层次的高分辨度图形文件，远超PPT所能提供的转存文件，突破3072个像素的限制。再次地，我需要提醒读者，高分辨度本身不代表清晰，因为再不清晰的文件，都可以把模糊用高分辨度存起来。如果基础图像不是矢量图，其像素本来少，但在上述转存过程中，Word会强制添加像素，达到分辨度要求，但并不提高清晰度一分半分。杂志要求高分辨度的目的是获得高清晰度图像文件，以抵消印刷过程中 CMYK打印转换清晰度降低的作用，因此，对于摄影摄片，一定要在原始文件基础上操作，而不是微软办公系统软件存储的图像，因为PPT、Word、与 Excel会对原图在保存时进行压缩，以减少文件大小。通过已经降低分辨度（清晰度）的图片重生高分辨度图形，由于不能回复原来的清晰度，本质上是一种欺骗杂志的行为，应一概避免。

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]]> http://scienceroom.net/using-office-to-create-high-resolution-images-1810.html/feed 0 微软Word中MathType公式调整的一些技巧 http://scienceroom.net/some-skills-to-adjust-mathtype-formula-in-microsoft-word-1156.html http://scienceroom.net/some-skills-to-adjust-mathtype-formula-in-microsoft-word-1156.html#comments Mon, 25 Jan 2010 14:56:43 +0000 刀客 http://scienceroom.net/?p=1156 阅读全文——共1129字]]>

Word中MathType公式调整的一些技巧

一、批量修改公式的字号和大小

数学试卷编辑中，由于排版等要求往往需要修改公式的大小，一个一个的修改不仅费时费力，还容易产生各种错误。如果采用下面介绍的方法，就可以达到批量修改公式大小的效果。

（1）双击一个公式，打开MathType，进入编辑状态；

（2）点击size（尺寸）菜单→define（自定义）→字号对应的pt（磅）值，一般五号对应10pt（磅），小四对应12pt（磅）；

（3）根据具体要求调节pt（磅）值，然后点击OK（确定）按钮；

（4）然后点击preference（选项）→equation preference （公式选项）→ save to file（保存到文档），保存一个与默认配置文件不同的名字，然后关闭MathType回到Word文档；

（5）点击Word界面上的菜单MathType→format equations（公式格式）→load equation preferrence（加载公式选项），点击选项下面的browse（浏览）按钮，选中刚才保存的配置文件，并点选whole document（整个文档）选项，最后单击OK（确定）按钮。

到此，就安心等着公式一个个自动改过来吧……

但这样处理后，下次使用Word文档进行MathType公式编辑时，将以上述选定的格式作为默认设置。如果需要恢复初始状态，可以按以下步骤操作：

（1）双击一个公式，打开MathType，进入编辑状态；

（2）然后点击preference（选项）→equation preference （公式选项）→ Load factory settings（加载出厂设置），然后关闭MathType回到Word文档。

二、调整被公式撑大的Word行距

点击“文件”菜单下的“页面设置”项。在“文档网格”标签页中的“网格”一栏，勾选“无网格”项。

但此时也存在一个问题，就是此时的行间距一般比预期的行间距要小。这时可以适当在段落设置中把行间距调大一些，例如预计行间距为1.5倍，这时可以设为1.6或者1.7倍即可。

或局部调整一下段落格式，将“段前”和“段后”都调整为“0行”。把“如果定义了文档网格，则对齐网格”复选项前的小勾去掉，最后单击“确定”按钮即可。

三、MathType 公式自动编号及“公式居中，编号居右”

（1）在每一节的正文最前面插入：MathType菜单——>插入段/节符——>新段（下一个段号）；

（2）修改MathType方程号码的格式：MathType菜单——>方程编号格式——>简单格式——>选中“章号码”、“方程号码”、“分隔符（）”、“分隔符—”；

（3）添加公式时选择“insert display equation，numbers on right”。

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]]> http://scienceroom.net/some-skills-to-adjust-mathtype-formula-in-microsoft-word-1156.html/feed 0 Word文档中只删除英文保留中文或删除中文保留英文 http://scienceroom.net/only-delete-english-or-chinese-in-office-word-document-621.html http://scienceroom.net/only-delete-english-or-chinese-in-office-word-document-621.html#comments Thu, 12 Nov 2009 14:56:45 +0000 刀客 http://scienceroom.net/?p=621 阅读全文——共550字]]>

遇到一篇中英文混排的Word文章，想批量删除文档里的英文而只保留中文，有什么快速便捷的方法？答案当然是肯定的了。且看。

在Word中只删除英文保留中文的方法
在Word的“编辑”菜单选“查找”（或直接按ctrl+F快捷键），选“替换”标签，然后在查找内容后面输入^$，替换后面的内容留空，然后点击“全部替换”按钮即可删除所有英文字母。
此外，也可以在查找和替换面板下面点“高级”按钮，在“特殊字符”按钮弹出列表那里选择“任意字母”，这是就看到查找内容文本框后面自动输入了“^$”字符。

在Word中只删除数字的方法
同上面的方法调出查找替换框，在“查找内容”后面输入^#，“替换为”后面留空，然后按“全部替换”按钮即可清除文档中的所有阿拉伯数字。

在Office Word中只删除中文保留英文的方法
调出查找替换框，在“查找内容”后面的框里输入[!^1-^127] （注意要输入中括号），同时，点开“高级”按钮，将“使用通配符”前面的复选框勾上，最后点击“全部替换”按钮即可删除文档中的所有中文汉字。
以下版权声明必须遵守，转载时必须以链接的形式注明如下信息：
原载于 散人笔记
原文地址 http://www.eryi.org/blog/post/office-word-delete-english-chinese.html

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]]> http://scienceroom.net/only-delete-english-or-chinese-in-office-word-document-621.html/feed 3 轻松将PDF文件转换成Word文档 http://scienceroom.net/make-pdf-file-convert-into-word-document-574.html http://scienceroom.net/make-pdf-file-convert-into-word-document-574.html#comments Mon, 08 Jun 2009 13:41:51 +0000 刀客 http://scienceroom.net/%e8%bd%bb%e6%9d%be%e5%b0%86pdf%e6%96%87%e4%bb%b6%e8%bd%ac%e6%8d%a2%e6%88%90word%e6%96%87%e6%a1%a3-574.html 阅读全文——共1319字]]> 应该说，PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。回忆起当初做毕业设计时规定的英文翻译，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取画面到画图板，再回粘到word中，够白了：（最近连做几份商务标书，从Honeywell本部获取的业绩资料全部是英文版的PDF，为了不再被折磨，花费了一个晚上的时间研究PDF和Word文件的转换，找到下面2种方法，出于无产阶级所谓的同甘共苦之心，共享下：）

1、实现工具：Office 2003中自带的Microsoft Office Document Imaging

应用情景：目前国外很多软件的支持信息都使用PDF方式进行发布，如果没有Adobe Reader，无法查看其内容，如果没有相关的编辑软件又无法编辑PDF文件。转换为DOC格式则可以实现编辑功能。尽管有些软件也可以完成PDF转换为 DOC的工作，但很多都不支持中文，我们利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现这一要求最为方便。

　　使用方法：

　　第一步：首先使用Adobe Reader打开待转换的PDF文件，接下来选择“文件→打印”菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。

　　编辑提示：如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项，那证明你在安装Office 2003的时候没有安装该组件，请使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。

　　第二步：运行Microsoft Office Document Imaging，并利用它来打开刚才保存的MDI文件，选择“工具→将文本发送到Word”菜单，并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。

　　编辑提示：目前，包括此工具在内的所有软件对PDF转DOC的识别率都不是特别完美，而且转换后会丢失原来的排版格式，所以大家在转换后还需要手工对其进行后期排版和校对工作。

2、实现工具：Solid Converter PDF

应用情景：利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现PDF转Word文档在一定程度上的确可以实现PDF文档到Word文档的转换，但是对于很多“不规则”的PDF文档来说，利用上面的方法转换出来的Word文档中常常是乱码一片。为了恢复PDF的原貌，推荐的这种软件可以很好地实现版式的完全保留，无需调整，而且可以调整成需要的样板形式。

使用方法：

1、下载安装文件Solid Converter PDF,点击安装。

编辑提示：安装前有个下载安装插件的过程，因此需要保证网络连接通畅。

2、运行软件，按工具栏要求选择需要转换的PDF文档，点击右下的“转换”（Convert）按扭，选择自己需要的版式，根据提示完成转换。

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]]> http://scienceroom.net/make-pdf-file-convert-into-word-document-574.html/feed 1 学位论文Word文档排版心得与技巧（目录制作、页眉页脚设置、图表公司自动编号） http://scienceroom.net/word-skills-74.html http://scienceroom.net/word-skills-74.html#comments Sat, 13 Sep 2008 04:32:01 +0000 刀客 http://scienceroom.net/?p=138 阅读全文——共6886字]]>

论文的排版是让许多人头疼的问题，尤其是论文需要多次修改时更加令人头疼。本文将给你提供一些用Microsoft Word进行论文排版的技巧，使你的论文排版更加方便和轻松，以便把更多的精力放在论文的内容上而不是文字的编排上。这些技巧不只在论文写作中可以使用，在写其他文档时也可以使用。

本文将分五个专题来讲解论文排版过程中共存问题的解决方法，第六部分是一些小技巧。
 

 

 

一. 图表和公式的自动编号
二. 制表位的使用
三. 目录的制作
四. 参考文献的编号和引用
五. 页眉页脚的制作
六.其他技巧
? 分页符(Ctrl+Enter）
? 换行符(Shift+Enter)
? 双击图标
? 居中和右对齐

一.图表和公式的自动编号
在论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图1－1，表2－1，公式3－4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题，比如若在第二章的第一张图（图2－1）前插入一张图，则原来的图2－1变为2－2，2－2变为2－3，…，更糟糕的是，文档中还有很多对这些编号的引用，比如“流程图见图2－1”。如果图很多，引用也很多，想象一下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事情，而且还容易遗漏！表格和公式存在同样的问题。能不能让Word对图表公式自动编号，在编号改变时自动更新文档中的相应引用？答案是肯定的！下面以图的编号为例说明具体的作法。
自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编号格式为“图1－×”。将图插入文档中后，选中新插入的图，在“插入”菜单选“题注”，新建一个标签“图1－”，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“编号”修改），位置为所选项目下方，单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，比如“形态学膨胀运算示例”，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。
在文档中引用这些编号时，比如“如图1－1所示”，分两步做。插入题注之后，选中题注中的文字“图1－1”，在“插入”菜单选“书签”，键入书签名，点“添加”。这样就把题注文字“图1－1”做成了一个书签。在需要引用它的地方，将光标放在插入的地方（上例中是“如”字的后面），在“插入”菜单选“交叉引用”，弹出对话框中引用类型选“书签”，“引用内容”为“书签文字”，选择刚才键入的书签名后点“插入”，Word就将文字“图1－1”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了，不用再做书签。
至此我们就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的题注“图1－1”改为“图1－2”，文档中的“图1－1”也会自动变为“图1－2”。
表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式”（Word默认），光标放在公式之后，不要（注意是“不要”）选中公式，在“插入”菜单选“题注”，由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式1－”，点击“插入”，Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末，具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。
这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容，Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考Word的帮助。

注：
（1）题注中新建标签时，Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看起来不那么舒服，可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。
（2）书签名最好用图（表、公式）的说明文字，尽量做到见名知“图”。
（3）图（表、公式）的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击引用文字，在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域。

二.制表位的使用
制表位是指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置，使用户能够向左、向右或居中对齐文本行；或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在制表符前自动插入特定字符，如句号或划线等。默认情况下，按一次Tab键，Word将在文档中插入一个制表符，其间隔为0.74厘米。
制表位的类型包括：左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐等，这些制表位的使用方法大致相同，这里仅根据论文中公式排版的要求和目录的制作为例说明制表位的使用方法和效果，更详细的说明请参阅Word的帮助文档。
论文里的公式要求单独放在一个段落，公式居中；按章节进行编号，编号用小括号括起来放在右边行末。首先输入公式和编号，公式的版式选择“嵌入式”，编号用小括号括起来。然后把光标放在公式所在的段落里，点击页面左上角的制表位图标，切换到居中制表位，用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下，这样就放置了一个居中制表位在点击的地方，如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末。
设置好制表位后，把光标放在公式的前面，按一下Tab键，这样就在公式的前面插入了一个制表符，此时公式以居中制表位为中心居中对齐，再把光标移到公式和左括号之间，再按Tab键插入一个制表符，编号就跑到行末了。
用制表位的方法来处理公式的排版，很简单也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中间，编号推到行末。还有一个好处，若公式或编号的长度发生变化时，Word会自动调节以使公式始终在页面的中间，编号始终在行末，不会因为公式或编号变长而换行。更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式，所有的公式段落应用此样式，即简单又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工设置制表位，你能保证每次居中制表位的位置都一样吗？！
涉及到制表位还有一个概念：前导符。前导符是填充制表符所产生的空位的符号，一般有实线、虚线、点划线等，在目录中经常见到（就是标题和页码之间的圆点）。制作目录时，敲入标题和页码后，在行末设置一个右对齐制表位。点击“格式︱制表位”，制表位对话框显示了光标所在段落的制表位信息。选择右对齐制表位，前导符选择圆点（Word默认无前导符），确定后在标题和页码之间插入一个制表符，可以看到页码跑到行末了，而且页码和标题之间用圆点进行了填充。当页码或标题长度变化时，Word会自动增加或删除圆点。这里用目录做例子只是想说明前导符的使用方法，其实制作目录还有更好的方法，下文详述。

注：
（1）按一次Tab键插入的是一个制表符，因此不要在文档中用制表符代替空格来产生空白间隔。不然若把这段文字粘贴到其他存在不同制表位的段落，或文档的制表符默认设置变化时，版面就会混乱。
（2）有时候按Tab键后Word会产生一个灰色箭头，这实际上是Word的制表符格式标记，格式标记还有段落标记（拐弯的箭头）、空格（灰色圆点）等。这些格式标记在打印文档时是不会打印出来的，格式标记是否显示以及显示哪些可以在“工具 | 选项”的“视图”选项卡里进行.

三.目录的制作
目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念：大纲级别。Word使用层次结构来组织文档，大纲级别就是段落所处层次的级别编号，Word提供9级大纲级别，对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的，在Normal模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”，…，“标题9”，分别对应大纲级别的1－9。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式，但有点麻烦。下文中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式，关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文档。
目录的制作分三步进行。
1) 修改标题样式的格式。通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求，需要手动修改。在菜单栏上点“格式︱样式”，列表下拉框中选“所有样式”，点击相应的标题样式，然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等，按论文格式的要求分别修改标题1－3的格式。
2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题1”样式，节标题使用“标题2”，第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点，就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三，只需更改“标题1”样式的格式设置，然后自动更新，所有章的标题字号都变为小三号，不用手工去一一修改，即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式，请参考Word帮助。
3) 提取目录。按论文格式要求，目录放在正文的前面。在正文前插入一新页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始，添加“目录”二字，并设置好格式。新起一段落，菜单栏选“插入︱索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别”为3级，其他不用改，确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中，肯定是没有使用标题样式或使用不当，不是Word的目录生成有问题，请去相应章节检查。此后若章节标题改变，或页码发生变化，只需更新目录即可。

注：
? 目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的（如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录）。在“工具︱选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。

四.参考文献的编号和引用

参考文献的标注本不是一件麻烦的事情，但是对参考文献编号后就成了一件麻烦的事情，产生的问题和图表公式编号的问题是一样的。手工维护这些编号是一件费力而且容易出错的事情，我们的目的是让Word自动维护这些编号。很幸运，它可以做到，方法跟图表公式的作法相似。

光标放在引用参考文献的地方，在菜单栏上选“插入︱脚注和尾注”，弹出的对话框中选择“尾注”，点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字，位置为“文档结尾”，确定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明，在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。参考文献标注要求用中括号把编号括起来，至今我也没找到让Word自动加中括号的方法，需要手动添加中括号。

在文档中需要多次引用同一文献时，在第一次引用此文献时需要制作尾注，再次引用此文献时点“插入︱交叉引用”，“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号（带格式）”，然后选择相应的文献，插入即可。


不要以为已经搞定了，我们离成功还差一步。论文格式要求参考文献在正文之后，参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢，而Word的尾注要么在文档的结尾，要么在“节”的结尾，这两种都不符合我们的要求。
解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号（我们不需要它，因为它的格式不对），然后选中所有尾注文本（参考文献说明文本），点“插入︱书签”，命名为“参考文献文本”，添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正文后新建一页，标题为“参考文献”，并设置好格式。光标移到标题下，选“插入︱交叉引用”，“引用类型”为“书签”，点“参考文献文本”后插入，这样就把参考文献文本复制了一份。选中刚刚插入的文本，按格式要求修改字体字号等，并用项目编号进行自动编号。
  

到这里，我们离完美还差一点点。打印文档时，尾注页同样会打印出来，而这几页是我们不需要的。当然，可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。这里有另外一种方法，如果你想多学一点东西，请接着往下看。
选中所有的尾注文本，点“格式︱字体”，改为“隐藏文字”，切换到普通视图，选择“视图︱脚注”，此时所有的尾注出现在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”，将默认的横线删除。同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。删除页眉和页脚（包括分隔线），选择“视图︱页眉和页脚”，首先删除文字，然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮，在弹出的对话框上点“边框”，在“页面边框”选项卡，边框设置为“无”，应用范围为“本节”；“边框”选项卡的边框设置为“无”，应用范围为“段落”。切换到“页脚”，删除页码。选择“工具︱选项”，在“打印”选项卡里确认不打印隐藏文字（Word默认）。好了，试着打印一下尾注所在的页，是不是白纸？！

五.页眉页脚的制作
首先介绍一个概念：节。这里的“节”不同于论文里的章节，但概念上是相似的。节是一段连续的文档块，同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果没有插入分节符，Word默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚，必须将文档分为多个节。
论文里同一章的页面采用章标题作为页眉，不同章的页面页眉不同，这可以通过每一章作为一个节，每节独立设置页眉页脚的方法来实现。


首先介绍页眉的制作方法。在各个章节的文字都排好后，设置第一章的页眉（若连页眉都不知怎么加，请参考Word帮助）。然后跳到第一章的末尾，菜单栏上选“插入︱分隔符”，分节符类型选“下一页”，不要选“连续”（除非你想第二章的标题放在第一章的文字后面而不是另起一页），若是奇偶页排版根据情况选“奇数页”或“偶数页”。这样就在光标所在的地方插入了一个分节符，分节符下面的文字属于另外一节了。光标移到第二章，这时可以看到第二章的页眉和第一章是相同的，鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏，工具栏上有一个“同前”按钮（图像按钮，不是文字），这个按钮按下表示本节的页眉与前一节相同，我们需要的是各章的页眉互相独立，因此把这个按钮调整为“弹起”状态，然后修改页眉为第二章的标题，完成后关闭工具栏。如法炮制制作其余各章的页眉。

页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码，要求从正文开始进行编号，但是，在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录，这些页面是不需要编页码的，页码从正文第一章开始编号。首先，确认正文的第一章和目录不属于同一节。然后，光标移到第一章，点击“视图︱页眉和页脚”弹出页眉页脚工具栏，切换到页脚，确保“同前”按钮处于弹起状态，插入页码，这样正文前的页面都没有页码，页码从第一章开始编号。
注：
（1）页眉段落默认使用内置样式“页眉”，页脚使用“页脚”样式，页码使用内置字符样式“页码”。如页眉页脚的字体字号不符合要求，修改这些样式并自动更新即可，不用手动修改各章的页眉页脚。
（2）论文里页眉使用章标题，可以采用章标题做成书签，然后在页眉交叉引用的方法来维护两者的一致。

六.其他技巧

分页符(Ctrl+Enter）
顾名思义，分页符是用来分页的，分页符后的文字将另起一页。论文中各章的标题要求新起一页，放在新页的第一行，这时就可以使用分页符。在前一章的最后放置一个分页符，这样不管前一章的版面有什么变化，后一章的标题总是出现在新的一页上。肯定还有人用敲多个回车的方法来把章标题推到新页！这样做的缺点是显而易见的。若前一章的版面发生了变化，比如删掉了一行，这时后一章的标题就跑到前一章的最后一页的末尾；若增加一行，则后一章标题前又多了一个空行。快抛弃这种费力不讨好的作法吧！

换行符(Shift+Enter)
这里又涉及Word的一个概念：段落。段落是独立的信息单位，具有自身的格式特征，如对齐方式、间距和样式。每个段落的结尾处都有段落标记（一个灰色的拐弯箭头）。敲Enter键有两个作用，一是在光标位置插入一个段落标记，表示一个段落的结束；二是另起一行。换行符和敲Enter键不同，它只有第二个作用，没有第一个，即换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落，共享相同的段落格式。

双击图标
以一个例子作为说明。你可能需要在论文里画一个简单的流程图，你先插入了需要的文本框并加入了相应的文字，排好位置，这时你需要用箭头把这些文本框连起来，你用鼠标在绘图工具栏上点了一下箭头图标，然后画了一个箭头，再点一下图标，又画一个箭头，第三次点图标，画了第三个箭头，…有点麻烦是不是？要是可以连续画该多好！事实上可以做到！用鼠标在箭头图标上双击，然后在需要的地方画箭头，看到了吗？当画完一个箭头时，图标依然保持为嵌入状态，表示可以连续作图。当所有箭头都画完后，再在嵌入的图标上点一下，嵌入的图标弹起，Word又回到了文字输入状态。不只箭头图标具有这样的功能，其他许多图标都可以如此。格式刷就是一个。当需要把一段特殊的文字格式多次应用时，双击格式刷，连续刷需要的文字，很方便。

居中和右对齐
你还在用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间吗？太土了吧！用格式工具栏上的居中按钮吧。右对齐按钮会从行末开始排列文字。

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]]> http://scienceroom.net/word-skills-74.html/feed 0 受益终身的10个Word实用技巧 http://scienceroom.net/10-word-tips-51.html http://scienceroom.net/10-word-tips-51.html#comments Wed, 27 Aug 2008 06:08:06 +0000 刀客 http://scienceroom.net/?p=51 阅读全文——共1795字]]> 　　现在是讲效率的年代，使用word来进行平时的办公处理也是一样，那么，我们怎样才能够在word中“快”起来呢?那就请看看下面的word中快速操作的10个技巧。　

1.快速定位到上次编辑位置
　　用wps编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一wps文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过，word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。
　　小提示：其实Shift+F5的作用是定位到word最后三次编辑的位置，即word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。
2.快速插入当前日期或时间
　　有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快!
3.快速多次使用格式刷
　　word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
4.快速打印多页表格标题
　　选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
5.快速将文本提升为标题
　　首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。
6.快速改变文本字号
　　word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和wps 2000/office中同样适用。
　　小提示：其实，还有两种快速更改word文本字号的方法：
　　(1)选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号;
　　(2)选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。
7.快速设置上下标注
　　首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。
　　
8.快速取消自动编号
　　虽然word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
　　(1)当word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了;
　　(2)选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图1)，最后单击“确定”按钮完成即可;

9.快速选择字体
　　为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。

10.快速去除word页眉下横线
　　快速去除word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

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]]> http://scienceroom.net/10-word-tips-51.html/feed 0 WORD文档里中划线的设置方法 http://scienceroom.net/line-through-of-word-47.html http://scienceroom.net/line-through-of-word-47.html#comments Sun, 03 Aug 2008 09:07:38 +0000 刀客 http://scienceroom.net/line-through-of-word-47.html 阅读全文——共867字]]>  在WORD里修改文件时，中划线可表示删除，很有用，使用不熟练的朋友可能一时很难找到，其实设置非常简单：

1、使用”格式”菜单中的”字体”命令里效果项的”删除线”

line-through-01.jpg

 

只在在WORD文档上选中需要删除的字符，点中右健，选字体，在弹出的“字体”对话框中在选中删除线就OK啦！（如上图所示）

2、使用word中的修订功能

　　相信很多朋友都知道，如果需要在Word中完成修改文档的工作，那么“修订”功能自然是首选，使用起来也非常方便。　　

　　如果你是使用Word 2003，那么只需要按下“Ctrl”+“Shift”+“E”组合键即可激活修订功能，而Word 2007则更为简单，只要右击任务栏，从快捷菜单中选择“修订”，然后任务栏中会出现“修订”的按钮，单击该按钮即可激活，以后无论是添加还是删除字符，Word 2007都会以醒目的红色进行提示，添加的字符会增加一条下划线，而被删除的字符还会同时增加一条中划线，看起来非常清晰(如下图)。
line-through-02.jpg

3、使用合并功能

　　很多时候，其实修改文档的用户并不一定能够熟练掌握Word中的修订操作，尤其是需要领导对某些文档进行修改时，他们往往是在文档中直接修改，而且也不会对文档进行任何标记，这样下属在需要查看领导的修改时，显然是非常麻烦，有时还会由于无意之间漏掉一些。那么，有没有办法快速查找到对文档进行的全部修改呢？

　　当然有办法，我们只要利用Word 2007的比较和合并文档的功能就可以实现。运行Word 2007，不必要打开相关的文档，首先切换到“审阅”标签页，在“比较”下拉列表框中选择“比较”，此时会弹出一个“比较文档”的对话框，“原文档”当然是没有被修改的源文档，“修改的文档”则是已被修改后的文档(如下图)，指定文档后，单击“确定”按钮，我们很快就可以看到所有的修改记录，当然此时已经是以修订的形式显示出来。
line-through-03.jpg

　如果需要接受修改意见，可以在“比较”下拉菜单中选择“合并”，仍然是指定原始文档和合并文档，最后合并之前还需要进行再次确认，如果该文档由多人进行了修订，那么请重复进行类似的操作，感兴趣的朋友不妨一试。

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